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Wenn Sie eine geschäftliche Telefonnummer anrufen, werden Sie oft mit einer automatischen Voicemail-Ansage begrüßt, die Sie durch das Telefonbuch und die nächsten Schritte führt.
Diese Voicemail-Begrüßung lässt Ihr kleines Unternehmen professionell aussehen und kann dazu beitragen, den Umsatz und die Kundenzufriedenheit zu steigern.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Voicemail-Begrüßung für Ihren Online-Shop, Ihr Unternehmen oder Ihren Blog einrichten können und stellen Ihnen die besten Beispiele für Voicemail-Begrüßungen vor, die Sie als Vorlage verwenden können.
Warum ist die Voicemail-Begrüßung wichtig für Ihr Unternehmen?
Mehr als 88 % der lokalen Suchanfragen auf mobilen Geräten enden mit einem Telefonanruf, vor allem dank der praktischen Schaltflächen zum Anrufen, die in den lokalen Suchergebnissen von Google erscheinen.
In vielen kleinen Unternehmen ist es nicht möglich, alle Anrufe sofort zu beantworten. Manchmal rufen Kunden nach den Geschäftszeiten an, und Sie sind zu dieser Zeit beschäftigt oder haben kein Personal zur Verfügung.
Hier kommt Ihre Voicemail-Ansage ins Spiel.
Für viele Kunden ist dies der erste Kontakt mit Ihrem Unternehmen. Wenn Sie keine Voicemail-Begrüßung einrichten, kann dies dazu führen, dass Sie einen Kunden an Ihren Konkurrenten verlieren.
Andererseits kann es auch schwerwiegende Folgen haben, wenn die Begrüßung auf der Voicemail nicht richtig ist: Die Kunden legen vielleicht auf, folgen dem Anruf nicht oder wenden sich einfach an Ihre Konkurrenz.
Schauen wir uns also einmal an, wie Sie die Voicemail-Begrüßung für Ihr Online-Unternehmen richtig einrichten.
Der beste Weg, eine Voicemail-Ansage einzurichten
Normalerweise verwenden Kleinunternehmer eine Festnetz- oder Mobiltelefonnummer, um Anrufe zu verwalten. Damit lässt sich zwar die Arbeit erledigen, aber es ist nicht möglich, Geschäftsanrufe richtig zu verwalten oder eine effektive automatische Voicemail-Ansage einzurichten.
Viele kleine Unternehmen nutzen eine virtuelle Geschäftsrufnummer, weil sie damit geschäftliche Anrufe effektiv verwalten können, ohne ihre Privatsphäre zu opfern.
Der offizielle Begriff für diese Technologie lautet VoIP-Telefondienst für Unternehmen (Voice over Internet Protocol).
Die Nutzung eines geschäftlichen Telefondienstes bietet Ihnen folgende Vorteile gegenüber dem Festnetz und dem Mobiltelefon.
- Sie können Ihre Geschäftszeiten festlegen und verschiedene Sprachansagen aufnehmen, die je nach Tageszeit abgespielt werden.
- Sie können eine automatische Vermittlung einrichten, Nebenstellen hinzufügen, um die Anrufe weiterzuleiten, Benutzern die Möglichkeit geben, eine Sprachnachricht zu hinterlassen, und vieles mehr.
- Es funktioniert auf Ihrem Computer, Tablet, einem Tischtelefon und sogar auf Ihrem Mobiltelefon mit Hilfe von Apps.
- Mehrere Nutzer können unabhängig von ihrem Standort dieselbe Rufnummer verwenden.
- Sie können neuen Mitarbeitern problemlos Zugang gewähren, ohne einen Techniker hinzuzuziehen oder neue Geräte zu kaufen.
Wir empfehlen Nextiva, weil es der beste Anbieter von Business-Telefondiensten auf dem Markt ist, der ein umfassendes Angebot an Funktionen mit einer einfach zu bedienenden webbasierten Verwaltungsoberfläche und Apps für Ihr Telefon bietet.
Wir verwenden Nextiva in unserem Unternehmen, um Anrufe für und andere Eigenschaften von Awesome Motive zu verwalten.
Wenn Sie eine alternative Lösung suchen, können Sie sich RingCentral oder Ooma ansehen. Beide sind großartige Telefondienste für Unternehmen und bieten eine unglaublich funktionsreiche Plattform mit vielen Tools zur Verwaltung von Sprachansagen, automatischen Anrufbeantwortern, Sprachnachrichten, Anrufprotokollen und vielem mehr.
Sobald Sie einen geschäftlichen Telefondienst eingerichtet haben, können Sie mithilfe der leicht verständlichen Einstellungen Sprachansagen einrichten.
Beispiele für Sprachansagen für Unternehmen
Es gibt einige Grundregeln, die Sie befolgen müssen, um die effektivsten Voicemail-Ansagen zu erstellen.
- Vermeiden Sie Floskeln wie "Ihr Anruf ist uns wichtig", sie sind überstrapaziert und wirken nicht mehr aufrichtig.
- Achten Sie darauf, dass Ihre Voicemail-Aufnahme freundlich und persönlich klingt.
- Versuchen Sie, nicht so zu klingen, als würden Sie von einem Skript ablesen.
- Wenn Sie die Möglichkeit haben, beauftragen Sie einen Sprecher, der Ihnen bei der Aufnahme von Voicemail-Ansagen hilft. Sie können sogar jemanden auf Fiverr finden.
- Achten Sie darauf, dass Ihre Voicemail wichtige Informationen wie den Namen des Unternehmens, die Geschäftszeiten und Kontaktinformationen enthält.
Im Folgenden finden Sie einige Vorlagen für Voicemail-Ansagen, die Sie für Ihr Unternehmen verwenden können.
Beispiele für Voicemail-Begrüßungen außerhalb der Geschäftszeiten
Diese Voicemail-Ansage wird abgespielt, wenn Kunden Sie außerhalb der Geschäftszeiten oder am Wochenende anrufen. Stellen Sie sicher, dass diese Voicemail-Ansage die Nutzer über die Geschäftszeiten, alternative Möglichkeiten, den Kundendienst zu erreichen, oder den Standort des Geschäfts informiert.
"Hallo, Sie haben [Name des Unternehmens] erreicht. Wir sind von Montag bis Freitag von [9 Uhr] bis [18 Uhr] [PST] telefonisch erreichbar. Sie können auch das Kontaktformular auf unserer Website [www.example.com] verwenden, um uns eine Nachricht zu hinterlassen, und wir rufen Sie per E-Mail zurück. Wenn Sie möchten, dass wir Sie zurückrufen, dann hinterlassen Sie bitte Ihren Namen und Ihre Telefonnummer sowie eine kurze Nachricht, und unser Team wird Sie so schnell wie möglich zurückrufen."
"Hallo, Sie haben [Name des Unternehmens] erreicht. Wir können Ihren Anruf derzeit nicht entgegennehmen. Unsere Bürozeiten sind [Geschäftszeiten] von Montag bis Freitag. Unser Geschäft in [Standort des Geschäfts] ist auch am Wochenende für unsere Kunden geöffnet. Sie können uns auch über den Live-Chat auf unserer Website [www.example.com] [24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche] erreichen. Wenn es nicht dringend ist und Sie einen Rückruf wünschen, hinterlassen Sie bitte Ihren Namen undNummer nach dem Signalton."
Wie Sie sehen, liefern beide Beispiele wichtige Informationen und bieten den Kunden alternative Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme per Live-Chat oder Kontaktformular.
Beispiele für Voicemail-Ansagen im Urlaub
Diese Grußbotschaften können während der Feiertage aufgezeichnet werden.
"Hallo, Sie haben [Name des Unternehmens] angerufen. Unser Team ist derzeit nicht im Büro, um die Feiertage mit Freunden und Familie zu verbringen. Wir werden am [Tag und Uhrzeit] wieder an der Arbeit sein. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Nummer, damit wir Sie so schnell wie möglich zurückrufen können. [Frohe Feiertage (oder ein passender Gruß für den Feiertag)]".
"Frohe Feiertage! Unser Team bei [Name des Unternehmens] ist bis zum [Datum] verreist. Wenn Sie bereits Kunde sind, können Sie trotzdem ein Support-Ticket auf unserer Website eröffnen, wir werden versuchen, uns innerhalb der nächsten 24 Stunden bei Ihnen zu melden. Sie können uns auch über den Live-Chat oder das Kontaktformular auf unserer Website [www.example.com] kontaktieren. Wenn es nicht dringend ist, können Sie uns nach dem Signalton Ihren Namen und Ihre Telefonnummer hinterlassen. Wir werden Sie zurückrufenso schnell wie möglich anrufen."
"Hallo, Sie haben [Name des Unternehmens] erreicht. Wir haben wegen (Name des Feiertags) geschlossen und werden uns am [Datum und Uhrzeit] wieder an die Arbeit machen. Wenn Sie eine dringende Antwort benötigen, können Sie uns eine E-Mail an (E-Mail-Adresse) schicken, wir werden versuchen, alle E-Mails innerhalb von 24 Stunden zu beantworten. Sie können uns auch eine Nachricht hinterlassen, und wir werden uns nach den Feiertagen (Frohes Neues Jahr / Feiertag) bei Ihnen melden".
Wie Sie sehen können, bieten diese Voicemail-Ansagen den Kunden so viele Informationen wie möglich und stellen sicher, dass die Kunden wissen, wie sie während der Feiertage über alternative Kontaktmethoden schneller eine Antwort erhalten können.
Beispiele für Abwesenheits-/Besetzt-Ansagen auf der Voicemail
Wenn Sie beschäftigt, abwesend oder unterbesetzt sind und die Kundenanrufe nicht sofort entgegennehmen können, dann können Sie diese Ansagen als Beispiel verwenden.
"Hallo, Sie haben [Name des Unternehmens] erreicht, wir können Ihren Anruf im Moment nicht entgegennehmen, würden Sie aber gerne so schnell wie möglich zurückrufen. Bitte hinterlassen Sie uns Ihren Namen und Ihre Nummer nach dem Piepton."
"Hallo, wir sind gerade nicht am Telefon. Wenn es nicht zu dringend ist, können Sie uns eine E-Mail an (E-Mail-Adresse) schicken. Andernfalls hinterlassen Sie bitte Ihren Namen und Ihre Nummer nach dem Piepton und wir rufen Sie sofort zurück."
Wenn Sie die einzige Person sind, die Anrufe entgegennimmt, können Sie eine persönliche Voicemail-Ansage erstellen.
"Sie können mir eine E-Mail an (E-Mail-Adresse) schicken oder Ihren Namen und Ihre Nummer nach dem Signalton hinterlassen und ich rufe Sie so bald wie möglich zurück.
Testen und Verbessern Ihrer Voicemail-Ansagen
Ein weiterer guter Grund, einen professionellen Telefondienst in Anspruch zu nehmen, ist, dass Sie alle Ihre Anrufe verfolgen und detaillierte Berichte darüber einsehen können. So sieht zum Beispiel die Anrufanalyseseite von Nextiva aus.
Sie müssen nachverfolgen, wie viele Benutzer die einzelnen Voicemail-Ansagen hören und wie sie darauf reagieren. Voicemail-Ansagen mit einer höheren Anzahl von Kunden, die eine Nachricht hinterlassen, arbeiten effizient.
Voicemail-Nachrichten, die nicht einmal vollständig abgehört werden, sind ein Misserfolg.
Wir empfehlen, verschiedene Voicemail-Ansagen auszuprobieren, um das perfekte Gleichgewicht zu finden. Die regelmäßige Aktualisierung Ihrer Voicemail-Ansage kann Ihnen auch dabei helfen, Kommunikationslücken zu schließen, von denen Sie nicht einmal wussten, dass sie existieren.
Befolgen Sie Ihre Voicemail-Nachrichten
Nachdem Sie nun eine ausgewogene, informative und freundliche Voicemail-Ansage eingerichtet haben, ist der nächste Schritt noch wichtiger.
Was passiert, nachdem ein Kunde Ihnen eine Sprachnachricht hinterlassen hat?
Wenn Sie ein professionelles Business-Telefonsystem verwenden, können Sie diese Nachrichten leicht verfolgen und beantworten.
Vergewissern Sie sich, dass Sie und Ihre Mitarbeiter auf ein schnelles Follow-up vorbereitet sind. Ein prompter Rückruf trägt wesentlich dazu bei, Geschäftsbeziehungen zu stärken und Verkäufe abzuschließen.
Wir hoffen, dass Ihnen dieser Artikel geholfen hat, zu erfahren, wie Sie eine Voicemail-Begrüßung für Ihr Online-Unternehmen einrichten können. Vielleicht interessieren Sie sich auch für unseren Leitfaden zum Erstellen einer kostenlosen geschäftlichen E-Mail-Adresse und unseren Vergleich der besten E-Mail-Marketingdienste für kleine Unternehmen.
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