Comment configurer un message d'accueil de boîte vocale professionnelle (avec exemples)

Lorsque vous appelez un numéro de téléphone professionnel, vous êtes souvent accueilli par un message vocal automatisé qui vous guide dans l'annuaire téléphonique et les étapes suivantes.

Ces messages d'accueil vocaux donnent à votre petite entreprise un aspect professionnel et peuvent contribuer à augmenter les ventes ainsi que la satisfaction des clients.

Dans cet article, nous allons vous montrer comment créer un message d'accueil vocal pour votre boutique en ligne, votre entreprise ou votre blog. Nous vous présenterons également les meilleurs exemples de message d'accueil vocal que vous pourrez utiliser comme modèle.

Pourquoi le message d'accueil de la messagerie vocale est-il important pour votre entreprise ?

Plus de 88 % des recherches locales effectuées sur des appareils mobiles aboutissent à un appel téléphonique, principalement grâce aux boutons "click to call" (cliquer pour appeler) qui apparaissent dans les résultats de recherche locale de Google.

Pour de nombreuses petites entreprises, il n'est pas toujours possible de répondre immédiatement à tous les appels. Il arrive que des clients appellent après les heures de bureau et que vous soyez occupé ou que vous n'ayez pas de personnel disponible à ce moment-là.

C'est là qu'intervient le message d'accueil de votre boîte vocale.

Pour de nombreux clients, il s'agit du premier contact avec votre entreprise. Ne pas mettre en place un message d'accueil sur votre boîte vocale peut vous faire perdre un client au profit de votre concurrent.

D'autre part, un message d'accueil inadapté peut avoir de graves conséquences : les clients risquent de raccrocher, de ne pas donner suite ou de s'adresser à vos concurrents.

Ceci étant dit, voyons comment configurer correctement le message d'accueil de la boîte vocale pour votre entreprise en ligne.

La meilleure façon de configurer un message d'accueil pour la messagerie vocale

En règle générale, les propriétaires de petites entreprises utilisent un numéro de téléphone fixe ou mobile pour gérer les appels. Bien que cela puisse suffire, ces numéros ne permettent pas de gérer correctement les appels professionnels ou de mettre en place un message d'accueil automatisé efficace sur la boîte vocale.

La meilleure façon de gérer les appels professionnels est d'utiliser un service téléphonique professionnel. De nombreuses petites entreprises utilisent un numéro de téléphone professionnel virtuel parce qu'il leur permet de gérer efficacement les appels professionnels sans sacrifier leur vie privée.

Contrairement à un numéro de téléphone fixe ou mobile, il utilise l'internet pour gérer les appels. Le terme officiel pour cette technologie est le service téléphonique VoIP pour entreprises (Voice over Internet Protocol).

L'utilisation d'un service de téléphonie professionnelle vous offre les avantages suivants par rapport à la ligne fixe et au téléphone portable.

• Vous pouvez définir vos heures d'ouverture et enregistrer différents messages d'accueil vocaux qui seront diffusés en fonction de l'heure de la journée.
• Vous pouvez configurer un standard automatique, ajouter des postes pour acheminer les appels, permettre aux utilisateurs de laisser un message vocal, etc.
• Il fonctionne sur votre ordinateur, votre tablette, votre téléphone de bureau et même sur votre téléphone portable à l'aide d'applications.
• Plusieurs utilisateurs peuvent utiliser le même numéro de téléphone, quelle que soit leur localisation.
• Vous pouvez facilement donner accès à de nouveaux employés sans faire appel à un technicien ou acheter de nouveaux équipements.

Nous vous recommandons d'utiliser Nextiva car c'est le meilleur fournisseur de services téléphoniques pour entreprises sur le marché. Ils offrent un ensemble complet de fonctionnalités avec un panneau d'administration en ligne facile à utiliser et des applications pour votre téléphone.

Nous utilisons Nextiva dans le cadre de nos activités pour gérer les appels et autres propriétés d'Awesome Motive.

Si vous souhaitez une solution alternative, vous pouvez jeter un coup d'œil à RingCentral ou à Ooma, qui sont tous deux d'excellents services de téléphonie professionnelle et qui offrent une plateforme incroyablement riche en fonctionnalités, avec de nombreux outils pour gérer les messages d'accueil, les messages automatiques, les messages vocaux, les transcriptions d'appels et bien plus encore.

Une fois que vous avez mis en place un service téléphonique professionnel, vous pouvez configurer des messages d'accueil vocaux à l'aide de paramètres faciles à suivre.

Exemples d'accueils vocaux pour les entreprises

Il existe quelques règles de base à respecter pour créer les messages d'accueil les plus efficaces.

• Évitez les clichés tels que "Votre appel est important pour nous", ils sont trop utilisés et ne semblent plus sincères.
• Veillez à ce que l'enregistrement de votre boîte vocale soit convivial et personnel.
• Essayez de ne pas donner l'impression de lire un script.
• Si vous le pouvez, engagez un artiste vocal pour vous aider à enregistrer les messages d'accueil de votre boîte vocale. Vous pouvez même trouver quelqu'un sur Fiverr.
• Veillez à ce que votre boîte vocale fournisse des informations importantes telles que le nom de l'entreprise, les heures d'ouverture et les coordonnées de la personne à contacter.

Voici quelques modèles de messages d'accueil vocaux que vous pouvez utiliser pour votre entreprise.

Exemples de messages d'accueil pour la messagerie vocale en dehors des heures de bureau

Ce message d'accueil sera diffusé lorsque les clients vous appellent en dehors des heures de bureau ou pendant le week-end. Assurez-vous que ce message d'accueil informe les utilisateurs des heures de bureau, des autres moyens de joindre le service clientèle ou de l'emplacement du magasin.

"Bonjour, vous êtes bien chez [nom de l'entreprise]. Nous sommes joignables par téléphone de [9 h] à [18 h] [PST] du lundi au vendredi. Vous pouvez également utiliser le formulaire de contact sur notre site web, [www.example.com] pour nous laisser un message et nous vous répondrons par e-mail. Si vous souhaitez que nous vous rappelions, veuillez laisser votre nom et votre numéro de téléphone ainsi qu'un court message, et notre équipe vous rappellera dès que possible."

"Bonjour, vous êtes bien chez [nom de l'entreprise]. Nous ne sommes actuellement pas en mesure de répondre à votre appel. Nos heures d'ouverture sont [heures d'ouverture] du lundi au vendredi. Notre magasin situé à [emplacement du magasin] reste ouvert pour les clients pendant les week-ends. Vous pouvez également nous contacter par chat en direct sur notre site web [www.example.com] [24 heures sur 24, 7 jours sur 7]. Si ce n'est pas urgent et que vous souhaitez que nous vous rappelions, veuillez nous laisser votre nom et votre numéro de téléphone, ainsi que votre numéro de téléphone.après le bip".

Comme vous pouvez le constater, ces deux exemples fournissent des informations importantes et offrent aux clients d'autres moyens de contact par le biais d'un chat en direct ou d'un formulaire de contact.

Exemples de messages vocaux de vacances

Ces messages d'accueil peuvent être enregistrés pendant les vacances.

"Bonjour, vous êtes bien chez [nom de l'entreprise]. Notre équipe est actuellement absente du bureau pour passer les fêtes avec les amis et la famille. Nous serons de retour au travail le [jour et heure]. Veuillez nous laisser votre nom et votre numéro et nous vous rappellerons dès que possible. [Joyeuses fêtes (ou un message approprié pour cette fête)]".

"Joyeuses fêtes ! L'équipe de [nom de l'entreprise] est absente jusqu'au [date]. Si vous êtes un client existant, vous pouvez toujours ouvrir un ticket d'assistance sur notre site web, nous essaierons de vous répondre dans les 24 heures. Vous pouvez également nous contacter via le chat en direct ou le formulaire de contact sur notre site web [www.example.com]. Si ce n'est pas urgent, vous pouvez nous laisser votre nom et votre numéro de téléphone après le bip. Nous vous renverrons votre ticket.appeler dès que possible".

"Bonjour, vous êtes bien chez [nom de l'entreprise]. Nous sommes fermés pour (nom du jour férié) et reprendrons le travail le [date et heure]. Si vous avez besoin d'une réponse urgente, vous pouvez nous envoyer un courriel à (adresse_du_courriel) ; nous nous efforcerons de répondre à tous les courriels dans les 24 heures. Vous pouvez également nous laisser un message et nous vous recontacterons après les vacances (bonne année / jour férié)".

Comme vous pouvez le constater, ces messages d'accueil fournissent aux clients autant d'informations que possible. Ces messages d'accueil permettent également aux clients de savoir comment obtenir une réponse plus rapide en utilisant d'autres méthodes de contact pendant les vacances.

Exemples de messages d'accueil de la boîte vocale en cas d'absence ou d'occupation

Si vous êtes occupé, absent ou en sous-effectif et que vous ne pouvez pas répondre immédiatement aux appels des clients, vous pouvez utiliser ces messages d'accueil à titre d'exemple.

"Bonjour, vous avez joint [nom de l'entreprise], nous ne sommes pas en mesure de prendre votre appel pour l'instant mais nous serions ravis de vous rappeler dès que possible.

"Bonjour, nous sommes actuellement absents du téléphone. Si ce n'est pas trop urgent, vous pouvez nous envoyer un e-mail à (adresse e-mail). Sinon, veuillez laisser votre nom et votre numéro après le bip et nous vous rappellerons immédiatement."

Si vous êtes la seule personne à répondre aux appels, vous pouvez en faire un message d'accueil personnel.

"Bonjour, vous êtes bien chez (Votre nom). Je ne suis pas en mesure de répondre au téléphone. Vous pouvez m'envoyer un e-mail à (adresse e-mail) ou laisser votre nom et votre numéro après le bip et je vous rappellerai dès que possible."

Testez et améliorez vos messages vocaux

Une autre bonne raison d'utiliser un service téléphonique professionnel est que vous pouvez suivre tous vos appels et consulter des rapports détaillés à leur sujet. Par exemple, voici à quoi ressemble la page d'analyse des appels de Nextiva.

Vous devrez suivre le nombre d'utilisateurs qui écoutent chaque message d'accueil et leur réaction. Les messages d'accueil qui ont un taux plus élevé de clients qui laissent un message sont efficaces.

Les messages vocaux qui ne sont même pas écoutés complètement sont un échec.

Nous vous recommandons d'essayer différents messages d'accueil pour trouver l'équilibre parfait. La mise à jour périodique de votre message d'accueil peut également vous aider à combler des lacunes en matière de communication dont vous ne soupçonniez même pas l'existence.

Suivi de vos messages vocaux

Maintenant que vous avez mis en place un message d'accueil équilibré, informatif et convivial, l'étape suivante est encore plus cruciale.

Que se passe-t-il lorsqu'un client vous laisse un message vocal ?

Si vous utilisez un système téléphonique professionnel, vous pourrez facilement suivre ces messages et y répondre.

Veillez à ce que vous et votre personnel soyez également bien préparés à un suivi rapide. Un rappel rapide contribue grandement à renforcer les relations d'affaires et à conclure des ventes.

Nous espérons que cet article vous a aidé à apprendre comment configurer un message d'accueil vocal pour votre entreprise en ligne. Vous pouvez également consulter notre guide sur la création d'une adresse e-mail professionnelle gratuite et notre comparatif des meilleurs services de marketing par e-mail pour les petites entreprises.

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