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Les débutants nous demandent souvent ce qu'est la VoIP et comment elle fonctionne. Si vous n'êtes pas un utilisateur technique, vous avez peut-être entendu dire que vous pouviez utiliser la VoIP pour ajouter un numéro de téléphone professionnel à votre site web.
La VoIP est un moyen plus rentable d'obtenir un numéro de téléphone professionnel pour votre site web qu'une ligne téléphonique traditionnelle. Toutefois, avant de prendre une décision, vous devez bien comprendre en quoi consiste cette technologie.
Dans ce guide du débutant, nous répondrons à la question de savoir ce qu'est la VoIP et comment elle fonctionne en coulisses. L'objectif est de vous aider à comprendre comment la VoIP peut vous faire économiser de l'argent et vous aider à développer votre entreprise.
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Voici un aperçu de ce que nous allons couvrir dans ce guide. Vous pouvez cliquer sur ces liens pour accéder directement aux différentes sections.
Qu'est-ce que la VoIP ?
La VoIP (Voice Over Internet Protocol) est une technologie téléphonique qui vous permet de passer et de recevoir des appels téléphoniques en utilisant l'internet au lieu des lignes téléphoniques traditionnelles.
Contrairement aux systèmes de téléphonie fixe qui sont limités à un seul téléphone de bureau, la VoIP vous permet de passer et de recevoir des appels téléphoniques professionnels à partir de votre ordinateur portable, de votre tablette, de votre téléphone intelligent ordinaire (à l'aide d'une application) et même d'appareils téléphoniques de bureau compatibles avec la VoIP.
Comme tous les appels sont effectués via l'internet, il est extrêmement rentable de passer des appels nationaux et internationaux. La plupart des fournisseurs de VoIP pour entreprises offrent des minutes illimitées sans frais supplémentaires.
Outre les économies réalisées, vous bénéficiez également de toutes les fonctions téléphoniques avancées telles que l'appel en attente, l'acheminement des appels, les tonalités d'appel, la réception automatique, les numéros de téléphone multiples, etc.
C'est la raison pour laquelle la plupart des petites entreprises et même des grandes sociétés abandonnent leurs fournisseurs de téléphonie traditionnels au profit d'un fournisseur de VoIP pour entreprises.
Chez , nous utilisons Nextiva, un système téléphonique professionnel de premier plan basé sur la VoIP.
Comment fonctionne la VoIP (en coulisses)
Pour comprendre le fonctionnement de la VoIP, nous allons examiner ce qui se passe lorsque vous passez ou recevez un appel téléphonique sur un téléphone VoIP.
Lorsque vous passez un appel téléphonique en utilisant la VoIP, l'application de numéro de téléphone professionnel ou l'adaptateur VoIP prend le signal audio analogique et le transforme en signal numérique.
Ces données vocales numériques sont ensuite envoyées au fournisseur de services téléphoniques professionnels par l'intermédiaire de votre Internet, puis le message est acheminé vers le téléphone de votre client.
Ce processus se déroule presque instantanément, ce qui explique que la qualité du son de la VoIP soit parfois supérieure à celle des appels téléphoniques ordinaires.
En quoi la VoIP est-elle différente du système téléphonique traditionnel ?
La VoIP fonctionne différemment, en coulisses, d'un système de téléphone fixe classique.
Les systèmes de téléphonie traditionnels utilisent la méthode de commutation de circuits pour connecter les appels. Lorsque vous passez un appel via le réseau téléphonique public commuté (RTPC), vous êtes connecté à la personne à l'autre bout du fil, et elle est connectée à vous dans un circuit.
La technologie de la "commutation de circuits" est utilisée depuis plus de 100 ans maintenant. Elle est fiable et fonctionne toujours, mais n'est pas la plus efficace ni la plus rentable.
La VoIP utilise plutôt la méthode de commutation par paquets, ce qui signifie que les données ne sont envoyées qu'en cas de besoin. Une connexion brève et instantanée est créée à chaque fois que vous parlez. La connexion n'a pas besoin d'aller dans les deux sens en permanence. Vous et votre interlocuteur ne parlez normalement pas tous les deux en même temps.
De plus, les paquets de données sont envoyés de manière efficace. Ils peuvent emprunter de nombreux chemins différents sur l'internet. Les paquets sont ensuite reconstitués lorsqu'ils atteignent leur destination.
Les paquets de données peuvent également être compressés pour gagner de l'espace, ce qui leur permet de circuler encore plus rapidement sur l'internet.
Tout cela se déroule très rapidement et, à moins d'un problème avec votre connexion Internet, vous ne remarquerez aucun retard pendant l'appel.
Bien que la VoIP puisse sembler assez technique et compliquée, la principale chose à comprendre est que la VoIP est une méthode plus efficace de transfert de données pendant les appels téléphoniques.
Vous avez probablement déjà utilisé la VoIP sans le savoir, par le biais d'une application comme Skype ou Google Voice.
Comparaison des avantages et des inconvénients de la VoIP
Comme nous utilisons un service de téléphonie professionnelle VoIP dans notre entreprise depuis des années, il est juste de dire que nous connaissons les avantages et les inconvénients de ce type de service.
Voici notre analyse détaillée des avantages et des inconvénients de la VoIP.
Avantages de la VoIP - Avantages de la VoIP
Passer du service d'une compagnie de téléphone traditionnelle à un système téléphonique VoIP basé sur l'informatique dématérialisée présente de nombreux avantages.
Coût mensuel moins élevé
L'un des principaux avantages de la VoIP est qu'elle permet de réduire le coût mensuel des appels nationaux et internationaux.
La plupart des fournisseurs de téléphonie VoIP proposent souvent des appels nationaux illimités gratuits. Les appels internationaux sont également très bon marché.
En outre, vous économiserez de l'argent sur les frais de réparation et d'entretien que vous payez actuellement à votre opérateur de téléphonie fixe.
Prendre des appels de n'importe où - Complètement portable
Avec la VoIP, vous n'avez pas besoin d'être dans un bureau, sur place, assis à côté de votre téléphone de bureau pour prendre des appels téléphoniques. Vous pouvez prendre des appels entrants où que vous soyez à l'aide d'une application sur votre téléphone, tablette ou ordinateur portable.
C'est un grand avantage pour les équipes qui travaillent à distance ou sur le terrain, ainsi que pour les personnes en déplacement.
Voir également: Qu'est-ce qu'une clé de sécurité dans WordPress ? Comment utiliser les clés de sécurité ?Fonctions avancées du téléphone professionnel
Les solutions VoIP comprennent généralement de nombreuses fonctions supplémentaires pour les téléphones professionnels. Par exemple, vous pouvez facilement organiser des conférences téléphoniques avec la VoIP.
De plus, la plupart des fournisseurs de services VoIP proposent une réceptionniste virtuelle, une musique d'attente, un appel en attente, une numérotation automatique, l'envoi de la messagerie vocale par courrier électronique ou par SMS, et bien plus encore. Vous pouvez même bénéficier de fonctionnalités de télécommunications avancées telles que la vidéoconférence.
Cela peut également vous permettre de réaliser des économies supplémentaires, car les fournisseurs de services téléphoniques traditionnels facturent souvent des frais récurrents pour ces compléments.
Amélioration de l'évolutivité et de la flexibilité
Un autre avantage de la VoIP est sa plus grande évolutivité. Que vous embauchiez du personnel ou que vous ouvriez une nouvelle succursale dans une nouvelle ville, la VoIP facilite la croissance.
Contrairement à un service téléphonique traditionnel qui nécessiterait de dépenser de l'argent pour du matériel coûteux sur une ligne dédiée, la VoIP vous permet d'ajouter les membres de votre équipe en quelques clics dans le tableau de bord de votre compte.
Comme la VoIP fonctionne sur tous les téléphones intelligents, vous pouvez même réduire les coûts d'équipement supplémentaires et libérer de l'espace de bureau en demandant aux membres de votre équipe d'installer l'application sur leur téléphone personnel.
Inconvénients de la VoIP - Inconvénients de l'utilisation de la VoIP
Bien que la VoIP soit une technologie extraordinaire, elle ne convient pas forcément à tout le monde. Il existe quelques inconvénients de la VoIP que vous devez connaître.
Vous devez disposer d'une bonne connexion internet pour passer des appels téléphoniques.
Comme nous l'avons expliqué dans la section sur le fonctionnement de la VoIP, vous devez disposer d'une connexion internet pour passer des appels téléphoniques.
Si votre internet est lent, la qualité de votre appel peut en être affectée.
Une bonne connexion avec un ping de moins de 70 ms et une vitesse de téléchargement d'au moins 500 kbps est suffisante pour les appels VoIP.
Cependant, si vous avez beaucoup de membres d'équipe dans votre bureau, vous devrez peut-être examiner vos besoins en bande passante pour le nombre d'appels simultanés que votre entreprise effectuera en même temps.
Vous devez tenir compte des pannes d'électricité
Le service téléphonique normal fonctionne pendant les pannes de courant, mais vous ne pouvez pas passer d'appels VoIP si vous n'avez pas d'électricité ou d'accès à l'internet.
En général, la plupart des bureaux disposent d'un internet sans fil alimenté par des routeurs WiFi. Ces routeurs ont besoin d'électricité, de sorte que si votre bâtiment subit une coupure de courant, votre internet peut également tomber en panne, ce qui aura un impact sur votre service VoIP.
Dans notre bureau, nous atténuons ce problème en utilisant un système de batterie de secours pour notre routeur Internet. Comme notre Internet est fourni par une société différente de celle qui fournit l'électricité, nous n'avons jamais les deux pannes en même temps.
De plus, comme les membres de notre équipe utilisent l'application VoIP sur leur téléphone, ils peuvent toujours utiliser leurs données mobiles pour passer des appels professionnels.
Vous devrez former votre personnel au nouveau système.
Le passage à un nouveau système téléphonique implique que vous devez former votre personnel à son utilisation.
Heureusement, la plupart des services VoIP sont conçus pour être aussi simples et intuitifs que possible, ce qui signifie qu'il devrait être facile de former les membres de l'équipe à l'utilisation des systèmes téléphoniques en nuage, même si vos employés travaillent à distance.
Quel est le meilleur service téléphonique VoIP ?
Chez , nous utilisons et recommandons Nextiva comme le meilleur service de téléphonie VoIP. Ils offrent un numéro local ou gratuit avec tous leurs plans.
Nextiva est livré avec toutes les fonctionnalités essentielles dont vous avez besoin, y compris le routage des appels, les appels vocaux nationaux illimités, la messagerie SMS professionnelle illimitée, la messagerie vocale vers l'e-mail/le texte, le portage de numéro, l'identification de l'appelant, le renvoi de l'appelant, les messages d'accueil personnalisés, le standard automatique, la musique d'attente, le fax VoIP en ligne, l'extension téléphonique pour les membres de l'équipe, et bien plus encore.
Ils disposent d'une application pour téléphone intelligent facile à utiliser pour Android / iPhone (iOS), et d'une application softphone pour votre ordinateur.
Pour les entreprises, nous vous permettons même de convertir votre système PBX (private branch exchange) existant en un système téléphonique en nuage utilisant le SIP (session initiation protocol) trunking, ce qui signifie que vous pouvez facilement transférer des appels vers différents départements et employés en utilisant votre système existant et votre réseau local.
Nextiva dispose également de plusieurs fonctionnalités avancées utiles. Par exemple, vous pouvez connecter votre système téléphonique VoIP avec un chat en temps réel et avec votre système CRM pour vous aider à créer un système de communication unifié.
De plus, leur équipe d'assistance est extrêmement utile, ce qui vous permet de démarrer très facilement. C'est la raison pour laquelle nous utilisons Nextiva pour notre entreprise.
D'autres excellentes alternatives VoIP à Nextiva incluent :
- RingCentral - une grande société de VoIP bien connue qui coûte un peu plus cher que Nextiva. Elle dispose de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin et propose également des outils de partage d'écran et de conférence.
- Ooma - une option facile à mettre en place qui offre des numéros gratuits et toutes les fonctionnalités que vous attendez. 500 minutes sont incluses gratuitement, mais vous devez payer un supplément pour en avoir plus.
- Grasshopper - un autre excellent service de téléphonie professionnelle pour les solpreneurs et les petites entreprises qui offre toutes les fonctionnalités essentielles.
- Phone.com - un bon téléphone IP pour les entreprises qui travaillent avec le Canada et de nombreux pays de l'UE, car ces pays sont couverts par les appels locaux.
Comment passer un appel en utilisant la VoIP
Pour passer un appel en VoIP, vous devez d'abord disposer d'un service de téléphonie professionnelle VoIP tel que Nextiva. Vous devez également disposer d'une connexion internet avec une bonne largeur de bande, ce qui signifie normalement utiliser une connexion internet à large bande.
Ensuite, vous pouvez passer un appel en utilisant la VoIP avec l'un des appareils suivants :
- Le combiné de votre téléphone actuel. Il peut être connecté au système VoIP à l'aide d'un ATA (adaptateur téléphonique analogique) qui lui donne une adresse IP. En fait, il suffit de brancher le téléphone sur l'ATA au lieu de le brancher directement sur la prise murale.
- Un téléphone IP spécial. Il ressemble à un téléphone normal et fonctionne comme tel. Il possède un combiné avec des boutons qui s'insère dans un socle de chargement. Cependant, au lieu d'un connecteur téléphonique RJ-11, le téléphone IP possède un connecteur RJ-45. Cela signifie qu'il se branche sur un port Ethernet de votre routeur, et non sur un connecteur téléphonique. Selon la saison, certaines sociétés de VoIP peuvent vous offrir un combiné téléphonique gratuit.
- Votre ordinateur. Vous aurez besoin d'une application qui vous permet de passer des appels par VoIP, parfois appelée "softphone". Bien entendu, vous aurez également besoin d'une carte son et d'un casque, ou d'un microphone et de haut-parleurs. Vous aurez également besoin d'une connexion internet, soit par ethernet, soit par wifi. La plupart des sociétés de VoIP bien connues ont des applications pour Windows et Mac.
- Votre téléphone portable. Là encore, vous aurez besoin de la bonne application et d'une connexion wifi. Vous pouvez également utiliser un plan de données mobiles avec des vitesses 4G ou supérieures. La plupart des applications VoIP fonctionnent sur tous les téléphones intelligents tels que les appareils mobiles Android et l'iPhone d'Apple (iOS).
Questions fréquemment posées sur la téléphonie VoIP (FAQ VoIP)
Il existe de nombreux fournisseurs de VoIP pour entreprises et il peut être difficile de savoir lequel répond le mieux à vos besoins.
Au fil des ans, nous avons aidé des milliers de débutants à choisir la meilleure plate-forme téléphonique VoIP. Nous avons entendu presque toutes les questions possibles et imaginables sur la VoIP.
Voici les réponses aux questions les plus fréquemment posées sur la VoIP (Voice over IP).
Combien coûtent les appels nationaux et internationaux sur la VoIP ?
La plupart des services VoIP incluent des appels nationaux illimités sans frais supplémentaires. Cependant, certains services VoIP moins chers facturent en fonction du nombre de minutes utilisées.
Les tarifs internationaux varient en fonction du fournisseur VoIP que vous utilisez, mais ils sont presque toujours plus abordables que les tarifs traditionnels des lignes terrestres pour les appels internationaux.
Pouvez-vous conserver votre numéro de téléphone actuel avec la VoIP ?
Oui, lorsque vous passez d'un téléphone fixe traditionnel à un téléphone VoIP professionnel, vous pouvez demander le portage de votre numéro, ce qui vous permet de conserver votre numéro de téléphone professionnel existant.
La plupart des bons services VoIP vous permettent de le faire, mais vérifiez auprès d'eux avant de vous inscrire.
Existe-t-il une solution de secours VoIP en cas de panne de votre connexion internet ?
Certains services VoIP disposent d'une solution de secours en cas de panne de votre connexion à large bande ou de coupure d'électricité. Nextiva, par exemple, peut renvoyer automatiquement les appels vers un téléphone portable.
La VoIP offre-t-elle un routage des appels ou des extensions pour les membres de l'équipe ?
Oui, la plupart des bons fournisseurs de services téléphoniques VoIP incluent le routage des appels, les extensions téléphoniques, la file d'attente et le standard automatique sans frais supplémentaires.
Nous espérons que cet article vous a aidé à répondre à la question de savoir ce qu'est la VoIP et comment elle fonctionne en coulisses. Vous aimerez peut-être aussi notre comparaison des meilleures plateformes de création de sites Web et des meilleurs services de marketing par courriel pour développer votre entreprise.
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