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Wir werden oft von Anfängern gefragt: Was ist VoIP und wie funktioniert VoIP? Wenn Sie kein technikaffiner Nutzer sind, haben Sie vielleicht schon gehört, dass Sie VoIP nutzen können, um eine geschäftliche Telefonnummer für Ihre Website einzurichten.
VoIP ist im Vergleich zu einem herkömmlichen Telefonanschluss eine kostengünstigere Möglichkeit, eine Geschäftsrufnummer für Ihre Website zu erhalten. Bevor Sie jedoch eine Entscheidung treffen, müssen Sie sich über die Technologie im Klaren sein.
In diesem Leitfaden für Einsteiger beantworten wir die Fragen, was VoIP ist und wie VoIP hinter den Kulissen funktioniert, damit Sie verstehen, wie Sie mit VoIP Geld sparen und Ihr Unternehmen ausbauen können.
Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die in diesem Leitfaden behandelten Themen. Sie können auf diese Links klicken, um direkt zu den einzelnen Abschnitten zu springen.
Was ist VoIP?
VoIP (Voice Over Internet Protocol) ist eine Telefontechnologie, die es Ihnen ermöglicht, Anrufe über das Internet statt über herkömmliche Telefonleitungen zu tätigen und zu empfangen.
Im Gegensatz zu Festnetztelefonsystemen, die auf ein einziges Tischtelefon in Ihrem Büro beschränkt sind, können Sie mit VoIP geschäftliche Anrufe von Ihrem Laptop, Tablet, normalen Smartphone (über eine App) und sogar von VoIP-kompatiblen Bürotelefonen tätigen und empfangen.
Da alle Anrufe über das Internet getätigt werden, ist es sowohl für Inlands- als auch für Ferngespräche (ins Ausland) äußerst kosteneffizient. Die meisten VoIP-Anbieter für Unternehmen bieten unbegrenzte Minuten ohne zusätzliche Kosten an.
Abgesehen von den Kosteneinsparungen erhalten Sie auch alle erweiterten Telefonfunktionen wie Anklopfen, Anrufweiterleitung, Anrufertöne, automatische Vermittlung, mehrere Telefonnummern und vieles mehr.
Dies ist der Grund, warum die meisten kleinen Unternehmen und sogar große Unternehmen sind alle Wechsel weg von traditionellen Telefon-Anbieter zu einem Business-VoIP-Anbieter.
Bei , verwenden wir Nextiva, ein führendes VoIP-basiertes Business-Telefonsystem.
Wie funktioniert VoIP eigentlich? (Blick hinter die Kulissen)
Um zu verstehen, wie VoIP tatsächlich funktioniert, sehen wir uns an, was passiert, wenn Sie einen Anruf über ein VoIP-Telefon tätigen oder empfangen.
Wenn Sie einen Telefonanruf über VoIP tätigen, nimmt die App für die geschäftliche Telefonnummer oder der VoIP-Adapter das analoge Audiosignal und wandelt es in ein digitales Signal um.
Diese digitalen Sprachdaten werden dann über Ihr Internet an den geschäftlichen Telefondienstanbieter gesendet, und schließlich wird die Nachricht an das Telefon Ihres Kunden weitergeleitet.
Dieser Vorgang geschieht fast augenblicklich, weshalb die Tonqualität von VoIP-Anrufen manchmal sogar besser ist als die von normalen Telefonaten.
Wie unterscheidet sich VoIP von herkömmlichen Telefonanlagen?
VoIP funktioniert hinter den Kulissen anders als ein normales Festnetztelefonsystem.
Wenn Sie einen Anruf über das öffentliche Telefonnetz (Public Switched Telephone Network, PSTN) tätigen, sind Sie mit der Person am anderen Ende der Leitung verbunden, und diese ist mit Ihnen über eine Leitung verbunden.
Die 'Circuit Switching'-Technologie wird seit mehr als 100 Jahren verwendet, ist zuverlässig und funktioniert immer noch, ist aber nicht die effizienteste oder kostengünstigste.
VoIP verwendet stattdessen die "Paketvermittlungsmethode". Das bedeutet, dass Daten nur dann gesendet werden, wenn sie benötigt werden. Jedes Mal, wenn Sie sprechen, wird eine kurze, sofortige Verbindung hergestellt. Die Verbindung muss nicht ständig in beide Richtungen gehen. Sie und Ihr Gesprächspartner werden normalerweise nicht gleichzeitig sprechen.
Außerdem werden die Datenpakete effizient verschickt. Sie können viele verschiedene Wege durch das Internet nehmen. Am Zielort werden die Pakete dann wieder zusammengesetzt.
Die Datenpakete können auch komprimiert werden, um Platz zu sparen, so dass sie sich noch schneller durch das Internet bewegen können.
Solange es keine Probleme mit Ihrer Internetverbindung gibt, werden Sie während des Anrufs keine Verzögerung feststellen.
VoIP mag zwar recht technisch und kompliziert klingen, aber das Wichtigste ist, dass VoIP eine effizientere Methode der Datenübertragung bei Telefongesprächen ist.
Wahrscheinlich haben Sie schon einmal VoIP genutzt, ohne es zu wissen, und zwar über eine App wie Skype oder Google Voice.
VoIP Vor- und Nachteile im Vergleich
Da wir in unserem Unternehmen seit Jahren einen VoIP-Telefondienst für Unternehmen nutzen, können wir mit Fug und Recht behaupten, dass wir ein oder zwei Dinge über die Vor- und Nachteile wissen.
Hier finden Sie unsere detaillierte Analyse der Vor- und Nachteile von VoIP.
VoIP-Vorteile - Vorteile der Nutzung von VoIP
Der Wechsel von einem herkömmlichen Telefondienst zu einem cloudbasierten VoIP-Telefonsystem hat viele Vorteile.
Niedrigere monatliche Kosten
Einer der größten Vorteile von VoIP ist, dass Sie niedrigere monatliche Kosten sowohl für Inlands- als auch für Auslandsgespräche haben.
Bei den meisten VoIP-Telefonanbietern sind unbegrenzte Inlandsgespräche kostenlos, und auch Auslandsgespräche sind normalerweise sehr günstig.
Darüber hinaus sparen Sie auch bei den Reparatur- und Wartungskosten, die Sie derzeit an Ihren Festnetzanbieter zahlen.
Nehmen Sie Anrufe von überall aus an - komplett mobil
Mit VoIP müssen Sie sich nicht mehr in einem Büro aufhalten, um Anrufe entgegenzunehmen, sondern können eingehende Anrufe von überall aus über eine App auf Ihrem Telefon, Tablet oder Laptop entgegennehmen.
Dies ist ein großer Vorteil für Teams, die von unterwegs oder im Außendienst arbeiten, aber auch für Reisende.
Erweiterte Business-Telefonfunktionen
VoIP-Lösungen enthalten in der Regel viele zusätzliche Funktionen für Geschäftstelefone, z. B. können Sie mit VoIP problemlos Konferenzgespräche einrichten.
Darüber hinaus bieten die meisten VoIP-Anbieter eine virtuelle Rezeption, Warteschleifenmusik, Anklopfen, automatische Wählfunktion, Voicemail an E-Mail oder Text und vieles mehr. Sie können sogar erweiterte Telekommunikationsfunktionen wie Videokonferenzen nutzen.
Dies kann Ihnen auch zusätzliche Kosteneinsparungen bringen, da herkömmliche Telefondienstanbieter oft wiederkehrende Gebühren für diese Zusatzleistungen verlangen.
Verbesserte Skalierbarkeit und Flexibilität
Ein weiterer Vorteil von VoIP ist die höhere Skalierbarkeit: Egal, ob Sie mehr Mitarbeiter einstellen oder eine neue Niederlassung in einer neuen Stadt eröffnen, mit VoIP können Sie leicht wachsen.
Im Gegensatz zu einem herkömmlichen Telefondienst, bei dem Sie Geld für teure Hardware für eine Standleitung ausgeben müssen, können Sie mit VoIP Ihre Teammitglieder mit nur wenigen Klicks in Ihrem Konto-Dashboard hinzufügen.
Da VoIP auf allen Smartphones funktioniert, können Sie sogar zusätzliche Gerätekosten einsparen und Platz auf dem Schreibtisch freimachen, indem Sie Ihre Teammitglieder die App auf ihrem persönlichen Telefon installieren lassen.
VoIP-Nachteile - Nachteile der Nutzung von VoIP
Obwohl VoIP eine erstaunliche Technologie ist, ist sie nicht für jeden geeignet. Es gibt einige Nachteile von VoIP, die Sie kennen sollten.
Sie benötigen eine gute Internetverbindung, um zu telefonieren
Wie wir im Abschnitt "Wie funktioniert VoIP?" erklärt haben, benötigen Sie eine Internetverbindung, um zu telefonieren.
Wenn Ihr Internet langsam ist, kann die Qualität Ihrer Anrufe beeinträchtigt werden.
Das Gute daran ist, dass die VoIP-Technologie nicht so viel Bandbreite verbraucht, wie Sie vielleicht denken: Eine gute Verbindung mit weniger als 70 ms Ping und mindestens 500 kbit/s Upload-Geschwindigkeit ist für VoIP-Anrufe ausreichend.
Wenn Sie jedoch viele Teammitglieder in Ihrem Büro haben, müssen Sie möglicherweise Ihre Bandbreitenanforderungen für die Anzahl der gleichzeitigen Anrufe Ihres Unternehmens berücksichtigen.
Sie müssen Stromausfälle einkalkulieren
Der normale Telefondienst funktioniert auch bei Stromausfällen, aber Sie können keine VoIP-Anrufe tätigen, wenn Sie keinen Strom oder keinen Zugang zum Internet haben.
Die meisten Büros verfügen über drahtloses Internet, das über WiFi-Router betrieben wird. Diese Router benötigen Strom, so dass bei einem Stromausfall in Ihrem Gebäude auch das Internet ausfallen kann, was wiederum Auswirkungen auf Ihren VoIP-Dienst hat.
In unserem Büro nutzen wir ein Batterie-Backup-System für unseren Internet-Router. Da unser Internet von einem anderen Unternehmen bereitgestellt wird als unser Strom, kommt es nie zu gleichzeitigen Ausfällen.
Da unsere Teammitglieder die VoIP-App auf ihrem Telefon verwenden, können sie außerdem jederzeit ihre mobilen Daten für geschäftliche Telefonate nutzen.
Sie müssen Ihr Personal auf das neue System umschulen
Die Umstellung auf ein neues Telefonsystem bedeutet, dass Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem System schulen müssen.
Glücklicherweise sind die meisten VoIP-Dienste so einfach und intuitiv wie möglich gestaltet, d. h. es sollte einfach sein, die Teammitglieder in der Nutzung der Cloud-Telefonsysteme zu schulen, selbst wenn Ihre Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten.
Welches ist der beste VoIP-Telefondienst?
Hier bei, wir verwenden und empfehlen Nextiva als die beste VoIP-Telefon-Service. Sie bieten eine kostenlose lokale oder gebührenfreie Nummer mit allen ihren Plänen.
Nextiva verfügt über alle wesentlichen Funktionen, die Sie benötigen, einschließlich Anrufweiterleitung, unbegrenzte Inlandsgespräche, unbegrenzte geschäftliche SMS-Nachrichten, Voicemail an E-Mail/SMS, Nummernportierung, Anrufer-ID, Anrufweiterleitung, benutzerdefinierte Ansagen, automatische Vermittlung, Warteschleifenmusik, Online-VoIP-Fax, Telefonerweiterung für Teammitglieder und vieles mehr.
Es gibt eine einfach zu bedienende Smartphone-App für Android/iPhone (iOS) und eine Softphone-App für Ihren Computer.
Für Unternehmenskunden bieten wir sogar die Möglichkeit, Ihr bestehendes PBX-System (Private Branch Exchange) in ein Cloud-Telefonsystem umzuwandeln, das SIP-Trunking (Session Initiation Protocol) verwendet, d. h. Sie können Anrufe über Ihr bestehendes System und Ihr lokales Netzwerk problemlos an verschiedene Abteilungen und Mitarbeiter weiterleiten.
Nextiva verfügt auch über einige nützliche erweiterte Funktionen: So können Sie Ihr VoIP-Telefonsystem mit einem Echtzeit-Live-Chat und mit Ihrem CRM-System verbinden, um ein einheitliches Kommunikationssystem zu schaffen.
Außerdem ist das Support-Team äußerst hilfsbereit und macht Ihnen den Einstieg wirklich leicht. Deshalb nutzen wir Nextiva für unser Unternehmen.
Andere gute VoIP-Alternativen zu Nextiva sind:
- RingCentral - ein großes, bekanntes VoIP-Unternehmen, das etwas mehr kostet als Nextiva. Es hat alle Funktionen, die Sie brauchen, und bietet auch Tools für die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen und Konferenzen.
- Ooma - eine einfach einzurichtende Option, die gebührenfreie Nummern und alle Funktionen bietet, die Sie erwarten. 500 Minuten sind kostenlos, aber für mehr müssen Sie extra bezahlen.
- Grasshopper - ein weiterer großartiger Business-Telefondienst für Solopreneure und kleine Unternehmen, der alle wesentlichen Funktionen bietet.
- Phone.com - ein gutes IP-Telefon für Unternehmen, die mit Kanada und vielen EU-Ländern arbeiten, da diese Standorte als Ortsgespräche abgedeckt sind.
Wie man mit VoIP anruft
Um einen Anruf über VoIP zu tätigen, benötigen Sie zunächst einen VoIP-Telefondienst für Unternehmen wie Nextiva. Außerdem benötigen Sie eine Internetverbindung mit guter Bandbreite, d. h. in der Regel eine Breitband-Internetverbindung.
Dann können Sie mit einem der folgenden Geräte einen Anruf über VoIP tätigen:
- Ihr vorhandener Telefonhörer. Dieses kann über einen ATA (Analog-Telefon-Adapter) an das VoIP-System angeschlossen werden, wodurch es eine IP-Adresse erhält. Im Wesentlichen schließen Sie Ihr Telefon einfach an den ATA an, anstatt es direkt in die Steckdose zu stecken.
- Ein spezielles IP-Telefon. Das IP-Telefon sieht aus wie ein normales Telefon und funktioniert auch so. Es hat einen Hörer mit Tasten, der in eine Ladestation gesteckt wird. Anstelle eines RJ-11-Telefonanschlusses hat das IP-Telefon jedoch einen RJ-45-Anschluss. Das bedeutet, dass es in einen Ethernet-Anschluss an Ihrem Router und nicht in einen Telefonanschluss eingesteckt wird. Je nach Saison erhalten Sie von einigen VoIP-Unternehmen einen kostenlosen Telefonhörer.
- Ihr Computer. Sie benötigen eine App, mit der Sie über VoIP telefonieren können, ein so genanntes Softphone. Natürlich benötigen Sie auch eine Soundkarte und ein Headset oder ein Mikrofon und Lautsprecher. Außerdem brauchen Sie eine Internetverbindung, entweder über Ethernet oder WLAN. Die meisten bekannten VoIP-Anbieter haben Apps für Windows und Mac.
- Ihr Mobiltelefon. Auch hier benötigen Sie die richtige App und eine WLAN-Verbindung. Sie können auch einen mobilen Datentarif mit 4G oder höherer Geschwindigkeit nutzen. Die meisten VoIP-Apps funktionieren auf allen Smartphones wie Android-Mobilgeräten und Apple iPhone (iOS).
Häufig gestellte Fragen zum VoIP-Telefon (VoIP FAQs)
Es gibt viele verschiedene VoIP-Anbieter für Unternehmen, und es kann schwierig sein zu wissen, welcher der beste für Ihre Bedürfnisse ist.
Im Laufe der Jahre haben wir Tausenden von Anfängern bei der Wahl der besten VoIP-Telefonplattform geholfen. Wir haben fast jede erdenkliche Frage zu VoIP gehört, die Sie sich vorstellen können.
Im Folgenden finden Sie die Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen zu VoIP (Voice over IP).
Wie viel kosten Inlands- und Auslandsgespräche über VoIP?
Bei den meisten VoIP-Diensten sind unbegrenzte Inlandsgespräche ohne Aufpreis möglich, einige billigere VoIP-Dienste berechnen jedoch nach der Anzahl der verbrauchten Minuten.
Die Auslandstarife variieren je nach VoIP-Anbieter, aber sie sind fast immer günstiger als herkömmliche Festnetztarife für Auslandsgespräche.
Können Sie Ihre bestehende Telefonnummer bei VoIP behalten?
Ja, wenn Sie von einem herkömmlichen Festnetztelefon zu einem VoIP-Telefon für Unternehmen wechseln, können Sie eine Rufnummernportierung beantragen, bei der Sie Ihre bestehende Geschäftsrufnummer behalten können.
Bei den meisten guten VoIP-Diensten ist dies möglich, aber fragen Sie bitte nach, bevor Sie sich anmelden.
Gibt es ein VoIP-Backup, falls Ihre Internetverbindung ausfällt?
Einige VoIP-Dienste bieten ein Backup für den Fall, dass Ihre Breitbandverbindung unterbrochen wird oder der Strom ausfällt. Nextiva kann beispielsweise Anrufe automatisch an ein Mobiltelefon weiterleiten.
Bietet VoIP Anrufweiterleitung oder Nebenstellen für Teammitglieder?
Ja, bei den meisten guten VoIP-Telefondienstanbietern sind Anrufweiterleitung, Nebenstellen, Warteschlange und automatische Vermittlung ohne zusätzliche Kosten enthalten.
Wir hoffen, dass dieser Artikel dazu beigetragen hat, die Frage zu beantworten, was VoIP ist und wie es hinter den Kulissen funktioniert. Vielleicht gefällt Ihnen auch unser Vergleich der besten Plattformen für die Erstellung von Websites und der besten E-Mail-Marketing-Services, mit denen Sie Ihr Geschäft ausbauen können.
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