So richten Sie ein automatisches Telefonanrufsystem für Ihre Website ein

So richten Sie ein automatisches Telefonanrufsystem für Ihre Website ein
Paul Steele

Möchten Sie eine automatische Telefonanlage für Ihre Website einrichten?

Für Geschäftsinhaber kann ein automatisches Vermittlungssystem die Kosten senken, die Anrufe schneller beantworten, den Kundenservice verbessern und Ihr kleines Unternehmen professioneller aussehen lassen.

In diesem Artikel geben wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie ein automatisches Telefonsystem für Ihre WordPress-Website einrichten können.

Was brauchen Sie, um ein automatisches Telefonanrufsystem für Ihre Website einzurichten?

Für die meisten Websites von Kleinunternehmen oder Online-Shops können Sie einfach eine Telefonnummer in Ihre Website aufnehmen, die Ihre Besucher anrufen können, um mit Ihnen in Kontakt zu treten.

Standard-Telefondienste bieten jedoch keine erweiterten Funktionen wie Anrufweiterleitung, automatische Vermittlung, Anklopfen, Geschäftszeiten usw. Außerdem ist es teuer, einfache Funktionen wie eine automatische Vermittlung hinzuzufügen.

Um ein automatisches Telefonanrufsystem richtig einzurichten, müssen Sie einen Anbieter für virtuelle Geschäftstelefondienste nutzen.

Wir empfehlen die Verwendung von Nextiva, da dies der beste Telefondienst für Unternehmen auf dem Markt ist, der von Marken wie Taco Bell, YMCA, Buffalo Bills und anderen genutzt wird.

Damit können Sie Ihre geschäftlichen Anrufe einfach verwalten, eine automatische Vermittlung einrichten, Anrufe weiterleiten und vieles mehr - und das zu einem viel günstigeren Tarif als bei einem Festnetz- oder Mobilfunkanbieter für Unternehmen.

Anmerkung: Wir verwenden Nextiva hier bei uns für alle unsere geschäftlichen Telefonanforderungen.

Da es sich bei Nextiva um einen VoIP-Telefondienst handelt, werden Anrufe über das Internet und nicht über das herkömmliche Festnetz getätigt und empfangen.

Dies hilft Ihnen, Geld zu sparen und gibt Ihnen Zugang zu fortschrittlichen Funktionen wie automatische Vermittlung, Anrufweiterleitung, Anklopfen, Voicemail, Konferenzgespräche und vieles mehr.

Sie können auch eine gebührenfreie Nummer erhalten oder eine Geschäftsrufnummer mit beliebigem Standort wählen.

Außerdem können Sie Ihre Anrufe von Ihrem aktuellen Mobiltelefon, Ihrem Computer oder Ihrem Standard-Tischtelefon aus verwalten.

Neben Nextiva können Sie aber auch andere Business-Telefondienste wie RingCentral oder Ooma nutzen, und beide bieten automatische Vermittlungsfunktionen. Wir empfehlen nur Nextiva, da wir es selbst nutzen.

In diesem Sinne zeigen wir Ihnen, wie Sie ein automatisches Telefonanrufsystem für Ihre Website einrichten können.

Einrichten eines automatischen Vermittlungssystems

Als Erstes müssen Sie sich für ein Nextiva-Konto anmelden. Während des Anmeldevorgangs können Sie eine neue geschäftliche Telefonnummer auswählen oder eine bestehende Telefonnummer mit Ihrem Konto verbinden.

Nachdem Sie Ihr Konto eingerichtet haben, können Sie von jedem Gerät aus automatisch Anrufe von Ihrer geschäftlichen Rufnummer tätigen und entgegennehmen.

Als Nächstes können Sie ein automatisches Telefonanrufsystem für Ihre Website einrichten.

Auf Ihrer Kontoseite müssen Sie auf die Menüoption "Kommunikation" und dann auf die Schaltfläche "Telefonanlage" klicken.

Sie gelangen zu einem Bildschirm, auf dem Sie verschiedene Optionen für die Einrichtung von Business-Telefonfunktionen finden.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Strömungen aufrufen".

Auf dem nächsten Bildschirm müssen Sie einen neuen Anrufablauf erstellen.

Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Neuen Fluss erstellen", um zu beginnen.

Wenn Sie Anrufvorlagen für andere Funktionen erstellt haben, werden diese hier aufgeführt.

Wir wählen die Option "Von Grund auf neu beginnen".

Als Nächstes können Sie Ihrem Anrufablauf einen Namen geben, damit Sie ihn sich besser merken können.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Telefon".

Dann müssen Sie Ihre Haupttelefonnummer eingeben.

Sie können auch eine Durchwahl und weitere Nummern hinzufügen.

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Speichern & Weiter".

Klicken Sie für den nächsten Schritt auf die Schaltfläche "Aktion hinzufügen".

Daraufhin wird ein Menü angezeigt, in dem Sie die nächste Aktion auswählen können.

Um eine automatische Vermittlung zu erstellen, können Sie die Optionen "Telefonmenü", "Wählen nach Durchwahl" oder "Wählen nach Name" auswählen.

Wir wählen die Option "Telefonmenü", da wir damit eine Begrüßung aufnehmen und den Anrufern die Möglichkeit bieten können, bestimmte Abteilungen oder Teammitglieder anzuwählen.

Als Nächstes können Sie die "Standardbegrüßung" aus der Dropdown-Liste "Begrüßung" auswählen.

Sie haben auch die Möglichkeit, Ihre eigene Begrüßung aufzunehmen oder hochzuladen.

Danach können Sie die Optionen des Telefonmenüs anpassen, die nach Ihrer Begrüßung abgespielt werden.

Über das Tastenfeld im "Telefonmenü" können Sie festlegen, welche Nummern Ihre Anrufer wählen und an welche Person oder Abteilung sie weitergeleitet werden.

Bei mehreren Optionen klicken Sie auf die Nummer und fügen die entsprechende Abteilung im Abschnitt "Menüoptionen" hinzu.

Als Nächstes können Sie die Einstellungen für "Erweiterte Optionen" konfigurieren.

Sie können die Dauer der Zeitüberschreitung festlegen, eine Option für die Anwahl des Vermittlers auswählen und das Kontrollkästchen anklicken, um Anrufern die Möglichkeit zu geben, einzelne Teammitglieder durch Anwahl ihrer Nebenstelle zu erreichen.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Speichern & Fortfahren".

Sie kehren nun zu Ihrem Hauptbildschirm für den Anrufablauf zurück und müssen den soeben erstellten Anrufoptionen Teammitglieder und Telefonnummern zuordnen.

Klicken Sie einfach auf eine der Schaltflächen "Aktion hinzufügen".

Klicken Sie dann auf die Menüoption "Benutzer und Teams".

So können Sie die Aktion einem bestimmten Teammitglied oder einer Abteilung zuweisen.

Als Nächstes können Sie auswählen, bei wem der Anruf läuten soll, wie er läuten soll, Einstellungen für die Anrufer-ID und mehr.

Wählen Sie einfach die besten Optionen für Ihr Unternehmen aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Speichern & Weiter".

Sie müssen die gleichen Schritte für alle zuvor erstellten Anrufmenüoptionen durchführen.

Danach kehren Sie zu Ihrem Hauptbildschirm für den Anrufablauf zurück, wo Sie erneut auf die Schaltfläche "Aktion hinzufügen" klicken müssen, um Ihren Anrufablauf abzuschließen.

Als Nächstes haben Sie verschiedene Möglichkeiten, was passiert, wenn sich niemand meldet.

Wir wählen die Option "Voicemail", damit Anrufer eine Nachricht hinterlassen können, wenn niemand ans Telefon geht.

Auf dem nächsten Bildschirm können Sie Ihre Voicemail-Mailbox und Ihre Nachricht auswählen.

Wählen Sie einfach das Team oder die Person aus der Dropdown-Liste "Voicemail-Ziel" und die richtige Abteilung aus der Dropdown-Liste "Team".

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Speichern & Weiter".

Danach müssen Sie die gleichen Schritte für jede Erweiterung durchführen.

Sobald Sie fertig sind, sollten Sie am Ende der verschiedenen Anrufabläufe "Anruf beendet" sehen.

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Live gehen" am unteren Rand des Bildschirms, um den Anruffluss zu aktivieren.

Testen Sie die automatische Vermittlungsfunktion, um sicherzustellen, dass die Begrüßung und die Rufumleitung richtig funktionieren.

Abgesehen von all den leistungsstarken Funktionen gefällt uns an Nextiva am besten, dass unsere Teammitglieder eine virtuelle Geschäftsrufnummer haben, so dass sie nur zu bestimmten Zeiten Anrufe erhalten können, ohne ihre Privatsphäre zu verlieren.

Hinzufügen eines Click to Call-Buttons in WordPress

Nachdem Sie nun ein automatisches Telefonsystem eingerichtet haben, können Sie auf Ihrer WordPress-Website eine Schaltfläche zum Anrufen einrichten, die das Anrufen so einfach wie das Klicken auf eine Schaltfläche macht.

Als Erstes müssen Sie das WP Call Button-Plugin installieren und aktivieren. Weitere Einzelheiten finden Sie in unserem Leitfaden für Einsteiger zur Installation eines WordPress-Plugins.

Nach der Aktivierung müssen Sie zu Einstellungen " WP Call Button um das Plugin einzurichten.

Auf diesem Bildschirm können Sie die Anruftaste einschalten und Ihre Nummer hinzufügen.

Anschließend können Sie das Aussehen Ihrer Schaltfläche anpassen und eine Schaltfläche hinzufügen, die auf dem Bildschirm Ihrer Website schwebt.

Sie haben auch die Kontrolle darüber, wo die Schaltfläche angezeigt wird, und können wählen, ob die Schaltfläche auf bestimmten Beiträgen und Seiten angezeigt oder ausgeblendet werden soll.

Wenn Sie mehr Kontrolle darüber haben möchten, wo die Schaltfläche angezeigt wird, können Sie sie manuell anzeigen lassen. Klicken Sie dazu einfach auf die Menüoption "Statische Anrufschaltfläche".

Anschließend können Sie die Einstellungen der Schaltfläche ändern und den Shortcode kopieren, um ihn Ihrer Website hinzuzufügen.

Nachdem Sie die Plugin-Einstellungen angepasst haben, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Änderungen speichern".

Sie können auch einen Sticky-Button direkt in Ihre Seiten, Beiträge und Widget-Bereiche einfügen, indem Sie den enthaltenen Block verwenden.

In den Blockeinstellungen können Sie die Farben, die Größe des Textes und die Ausrichtung ändern und das Telefonsymbol ein- oder ausblenden.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Aktualisieren" oder "Veröffentlichen", um Ihre Änderungen zu speichern.

Jetzt sehen Ihre Besucher auf Ihrer Website die Schaltfläche "Click to Call", mit der sie zu Ihrem automatischen Telefonsystem weitergeleitet werden.

Weitere Details zur Anzeige eines Click-to-Call-Buttons finden Sie in unserer Anleitung zum Hinzufügen eines Click-to-Call-Buttons in WordPress.

Neben einem Geschäftstelefon empfehlen wir ein Kontaktformular und sogar einen Live-Chat oder einen KI-Chatbot, damit Ihre Besucher Sie auf die von ihnen bevorzugte Weise kontaktieren können.

Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen geholfen hat, zu erfahren, wie Sie ein automatisches Telefonsystem für Ihre WordPress-Website einrichten können. Vielleicht interessieren Sie sich auch für unseren Leitfaden zur Auswahl des besten Website-Builders und unsere Expertenauswahl der besten E-Mail-Marketingdienste für kleine Unternehmen.

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Paul Steele
Paul Steele
Als Gründer der erfolgreichen Online-Marketing-Agentur unterstützt Paul Steele seit über einem Jahrzehnt Unternehmen jeder Größe beim Aufbau einer starken Online-Präsenz. Sein Fachwissen umfasst alles von Suchmaschinenoptimierung bis hin zu Social-Media-Marketing, aber seine wahre Leidenschaft liegt darin, Anfängern dabei zu helfen, das Innenleben von WordPress zu verstehen. Mit seinem Talent, komplizierte Konzepte in leicht verständliche Schritte zu zerlegen, ist Pauls Anfängerleitfaden für WordPress zu einer unverzichtbaren Ressource für neue Website-Besitzer, Blogger und Unternehmer geworden, die die Kontrolle über ihre Online-Präsenz übernehmen möchten. Egal, ob Sie Ihre Website für Suchmaschinen optimieren, das Erscheinungsbild Ihrer Website anpassen oder einfach nur durch die WordPress-Benutzeroberfläche navigieren möchten, Pauls freundliche und zugängliche Herangehensweise sorgt dafür, dass sich der Prozess weniger einschüchternd und überschaubarer anfühlt. Als begeisterter Blogger und erfahrener digitaler Vermarkter teilt Paul sein Wissen und seine Erkenntnisse auch zu anderen Themen im Zusammenhang mit Online-Marketing und hilft seinen Lesern, über die neuesten Trends und Best Practices in der Branche auf dem Laufenden zu bleiben.