Inhaltsverzeichnis
Möchten Sie WordPress für die Verwaltung Ihrer Dateien und Dokumente nutzen?
Wenn Sie diese Dateien in WordPress hochladen, können Sie problemlos mit anderen Personen zusammenarbeiten oder diese Dokumente einfach auf dem WordPress-Dashboard in Reichweite halten.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie WordPress als Dokumenten- oder Dateiverwaltungssystem nutzen können.
Warum WordPress für die Verwaltung von Dokumenten und Dateien verwenden?
Wenn Sie viele verschiedene Tools verwenden, verlieren Sie leicht den Überblick über Ihre Dokumente. So können Sie beispielsweise Entwürfe über eine Plattform wie Google Drive freigeben, die Bearbeitungen mit einem Tool wie Asana verfolgen und mit Redakteuren und Gastbloggern über Slack kommunizieren.
Das Problem ist, dass man leicht den Überblick über ein Projekt verliert, wenn man so viele verschiedene Tools verwendet. Wenn Sie Ihre Dokumente mit WordPress verwalten, können Sie alles an einem Ort aufbewahren. So sparen Sie Zeit und Mühe und stellen sicher, dass Sie keine wichtigen Dateien verlieren.
Sehen wir uns also an, wie Sie WordPress nutzen können, um Ihre Dokumente und Dateien einfach zu verwalten.
Einrichten Ihres WordPress-Dokumentenverwaltungssystems
Der einfachste Weg, ein Dokumentenmanagementsystem in WordPress einzurichten, ist die Verwendung von WP Document Revisions. Dieses Plugin ermöglicht es Ihnen, mit anderen Personen an Dateien zu arbeiten, Dokumente online zu speichern und eine vollständige Änderungshistorie für jedes Dokument anzuzeigen.
Als Erstes müssen Sie das Plugin installieren und aktivieren. Weitere Einzelheiten finden Sie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Installation eines WordPress-Plugins.
Nach der Aktivierung sehen Sie eine neue Option "Dokumente" im linken Menü. Um ein Dokument in WordPress hochzuladen, gehen Sie zu Dokumente " Alle Dokumente Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Dokument hinzufügen".
Als Nächstes müssen Sie dem Dokument einen Titel geben, der Ihnen hilft, das Dokument zu identifizieren, vor allem, wenn Sie das WordPress-Dashboard mit anderen Personen teilen, z. B. mit Gastbloggern.
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Neue Version hochladen".
Dies öffnet das Popup-Fenster "Dokument hochladen", das ähnlich wie die Standard-WordPress-Mediathek funktioniert.
Sie können Ihr Dokument entweder per Drag & Drop auf das Popup-Fenster ziehen oder auf "Datei auswählen" klicken und dann eine Datei von Ihrem Computer auswählen.
WP Document Revisions lädt nun die Datei in WordPress hoch.
Danach können Sie den Workflow-Status des Dokuments festlegen. Wenn Sie das Dashboard für andere Personen freigeben, kann jeder wissen, ob es sich um einen ersten Entwurf, eine Überprüfung, eine Bearbeitung oder einen anderen Status handelt. So können Sie Missverständnisse vermeiden und den redaktionellen Workflow in WordPress-Blogs mit mehreren Autoren verbessern.
Öffnen Sie einfach das Dropdown-Menü unter "Workflow-Status" und wählen Sie dann eine Option aus der Liste.
Als Nächstes können Sie eine Beschreibung hinzufügen, die anderen Benutzern hilft, den Inhalt der Datei zu verstehen.
Dieser Abschnitt enthält alle Standardtextformatierungsoptionen, so dass Sie einen Link hinzufügen, Aufzählungspunkte und nummerierte Listen erstellen sowie fett und kursiv formatieren können und vieles mehr.
Sie können auch ein Bild des Dokuments hinzufügen, das den Benutzern das Verständnis der Datei erleichtern oder zusätzliche Informationen liefern kann, ähnlich wie ein Index oder ein Anhang.
Der Vorgang ist ähnlich wie das Hinzufügen eines Bildes zu WordPress-Beiträgen und -Seiten: Wählen Sie einfach "Dokumentbild einstellen" und wählen Sie dann entweder ein Bild aus der Mediathek oder laden Sie eine neue Datei von Ihrem Computer hoch.
Wenn Sie eine Datei hochladen, markiert WP Document Revisions Sie als Eigentümer des Dokuments.
Um diese Datei einer anderen Person zuzuweisen, öffnen Sie einfach das Dropdown-Menü "Eigentümer" und wählen Sie einen neuen Benutzer aus der Liste aus. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Dokumente zu organisieren, insbesondere wenn Sie viele Benutzer und Autoren zu Ihrem WordPress-Blog hinzugefügt haben.
Standardmäßig wird WP Document Revisions die Datei privat veröffentlichen, so dass nur angemeldete Benutzer sie sehen können.
Eine andere Möglichkeit besteht darin, das Dokument auf Ihrer WordPress-Website zu veröffentlichen, so dass die Benutzer darauf zugreifen können, ohne sich im Dashboard anzumelden.
Auch wenn Sie das Dokument veröffentlichen, ist es ratsam, ein Kennwort hinzuzufügen, indem Sie auf den Link "Bearbeiten" neben "Sichtbarkeit" klicken.
Wählen Sie dann "Passwort geschützt" und geben Sie ein sicheres Passwort in das Feld "Passwort" ein.
Klicken Sie anschließend auf "OK", um Ihre Änderungen zu speichern.
Wenn Sie kein Passwort verwenden möchten, können Sie wie oben beschrieben vorgehen, aber diesmal wählen Sie "Öffentlich".
Unabhängig davon, wie Sie die Datei veröffentlichen, zeigt WP Document Revisions direkt unter dem Titel die URL an, unter der die Datei abgerufen werden kann.
Um stattdessen einen benutzerdefinierten Permalink zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten".
Geben Sie dann die neue URL ein und klicken Sie auf "OK".
Wenn Sie mit den eingegebenen Informationen zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "Aktualisieren", um Ihre Einstellungen zu speichern.
Verwaltung von Dokumentrevisionen und Workflow-Zuständen in WordPress
WP Document Revisions verfügt außerdem über leistungsstarke Versionskontrollfunktionen, die Ihnen die Zusammenarbeit mit anderen Personen erleichtern, indem sie den gesamten Verlauf eines Dokuments anzeigen. Sie können sogar frühere Versionen der Datei öffnen und jederzeit eine frühere Version wiederherstellen.
Jedes Mal, wenn Sie ein Dokument hochladen oder aktualisieren, können Sie eine Notiz in die Revisionsübersicht eingeben.
Diese Notizen erscheinen im Revisionsprotokoll am unteren Rand des Bildschirms, neben dem Namen der Person, die die Aktualisierung vorgenommen hat.
Wenn die Aktualisierung einen neuen Datei-Upload beinhaltete, sehen Sie auch einen Link "Rückgängig machen".
Klicken Sie einfach auf den Link, um diese Version des Dokuments wiederherzustellen. Selbst wenn Sie zu einer früheren Version der Datei zurückkehren, bleibt der Verlauf intakt, so dass Sie keine Informationen verlieren.
Anpassen und Erstellen Ihrer eigenen Workflow-Zustände
Ähnlich wie beim Speichern von Blogbeiträgen als Entwürfe oder veröffentlicht können Zustände den redaktionellen Workflow verbessern.
WP Document Revisions wird mit vier Standard-Workflow-Zuständen ausgeliefert: endgültig, in Bearbeitung, erster Entwurf und in Prüfung. Sie müssen diese Standardzustände möglicherweise ändern oder weitere Zustände hinzufügen. Wenn Sie beispielsweise ein Kundenportal erstellen, können Sie den Zustand "in Prüfung" einrichten.
Um die Workflow-Status zu ändern, gehen Sie zu Dokumente " Workflow-Zustände Wenn Sie einen bestehenden Status anpassen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger über den Status und klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten".
Dadurch wird ein Editor geöffnet, in dem Sie den Namen, den Slug und die Beschreibung des Workflow-Status ändern können, ähnlich wie Sie Kategorien und Tags in WordPress bearbeiten.
Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Aktualisieren".
Sie können auch neue Workflow-Status hinzufügen.
Unter Dokumente " Workflow-Zustände Geben Sie einen neuen Namen, einen Slug und eine Beschreibung ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Add New Workflow State".
Verwaltung von Benutzerrollen und Dokumentenzugriff in WordPress
WP Document Revisions weist Personen je nach ihrer Benutzerrolle unterschiedliche Möglichkeiten zur Bearbeitung von Dokumenten zu. So können Autoren beispielsweise keine von anderen Personen veröffentlichten Dokumente bearbeiten oder privat veröffentlichte Dokumente lesen.
Die Standardberechtigungen sollten für die meisten Websites gut geeignet sein. Wenn Sie jedoch eine dieser Einstellungen überprüfen und ändern möchten, ist es am einfachsten, Members zu verwenden. Mit diesem Plugin können Sie die Berechtigungen für jede Benutzerrolle anpassen und sogar völlig neue Rollen erstellen.
Als Erstes müssen Sie Members installieren und aktivieren. Weitere Einzelheiten finden Sie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Installation eines WordPress-Plugins.
Gehen Sie nach der Aktivierung auf die Seite Mitglieder " Rollen Seite, um alle verschiedenen Benutzerrollen auf Ihrer WordPress-Website zu sehen.
Fahren Sie mit der Maus über die Benutzerrolle, die Sie ändern möchten.
Sie können dann auf "Bearbeiten" klicken, wenn dies angezeigt wird, wodurch der Editor für die Benutzerrolle geöffnet wird.
Die linke Spalte zeigt alle verschiedenen Arten von Inhalten wie wiederverwendbare Blöcke und WooCommerce-Produkte.
Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf "Dokumente".
Sie sehen nun alle Berechtigungen, die diese Benutzerrolle hat, z. B. die Möglichkeit, die Dateien einer anderen Person zu löschen oder ihre eigenen Dokumente zu bearbeiten.
Klicken Sie einfach auf das Kontrollkästchen "Erteilen" oder "Verweigern" für jede Erlaubnis.
Wenn Sie mit den vorgenommenen Änderungen zufrieden sind, klicken Sie auf "Aktualisieren".
Für einen detaillierteren Blick auf das Mitglieder-Plugin lesen Sie bitte unsere Anleitung zum Hinzufügen oder Entfernen von Funktionen zu Benutzerrollen in WordPress.
Nach der Installation dieses Plugins können Sie sogar kontrollieren, wer auf die einzelnen Dokumente zugreifen darf: Gehen Sie einfach zu Dokumente " Alle Dokumente .
Bewegen Sie hier den Mauszeiger über eine beliebige Datei und klicken Sie auf den Link "Bearbeiten", wenn er erscheint.
Scrollen Sie nun zum neuen Feld "Inhaltsberechtigungen". Hier finden Sie eine Liste aller Benutzerrollen auf Ihrem WordPress-Blog oder Ihrer Website.
Kreuzen Sie einfach das Kästchen neben jeder Rolle an, die auf dieses Dokument zugreifen muss.
In diesem Bereich finden Sie auch eine Registerkarte Bezahlte Mitgliedschaften, mit der Sie den Zugang auf zahlende Mitglieder beschränken können.
Weitere Informationen finden Sie in unserem ultimativen Leitfaden zur Erstellung einer WordPress-Mitgliedschaftsseite.
Wenn Sie mit den Änderungen zufrieden sind, klicken Sie auf "Aktualisieren", um Ihre Einstellungen zu speichern.
Wir hoffen, dass Ihnen dieser Artikel dabei geholfen hat, WordPress für die Dokumenten- und Dateiverwaltung zu nutzen. Vielleicht interessieren Sie sich auch für unsere Anleitung zum Erstellen einer kostenlosen geschäftlichen E-Mail-Adresse und unsere Expertenauswahl der besten Live-Chat-Software für kleine Unternehmen.
Wenn Ihnen dieser Artikel gefallen hat, dann abonnieren Sie bitte unseren YouTube-Kanal für WordPress-Videotutorials. Sie können uns auch auf Twitter und Facebook finden.
